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*Alle Beispiele anonymisiert aus Daten- und Kundenschutzgründen

Das Projekt

Eine Gesellschaft von 6 Steuerberatern war nicht mehr in der Lage, die zu Stoßzeiten eingehenden Anrufe alleine zubewältigen. Besonders am Vormittag und frühen Nachamittag waren die Anrufzahlen so hoch, dass die Anrufe der Mandanten nicht mehr in zufriedenstellender Zeit angenommen werden konnten.

Weil sich die Anrufe alle auf eine Zeit von ungefähr 3-4 Stunden konzentrierten, war die Geschäftsführung auch aus Kostengründen nicht bereit, ein oder zwei neue Mitarbeiter für die Telefonzentrale einzustellen.

Dem Anfrager ging es nun darum, ein Callcenter zu finden, dass zum einen quasi auf Zuruf in Spitzenzeiten den Überlauf der Zentrale übernehmen und die Gewähr dafür übernehmen kann, dass die Gespräche mit den Mandanten höchst vertraulich behandelt werden. Die Anliegen der Mandaten war breit gefächert.
Neben der Vereinbarung von Terminen, wurden am Telefon auch schon Sachfragen gestellt, die das Call-Center weiter leiten sollte.

Bei der Anfrage handelt es sich um ein, auch schon für kleinere Callcenter, beliebtes Projekt. In unserer Datenbank haben wir zahlreiche Call Center, die sich auf die Leistung von Büroservices spezialisiert haben.

Mit seiner Suche konnte dem Anfrager geholfen werden. Das Callcenter aus Hessen übernimmt in der Zwischenzeit nicht nur den Überlauf der Zentrale. Diese wird auch, gerne in Urlaubszeiten, vollständig an das Callcenter geroutet. Durch das schriftliche Festhalten einer Vertraulichkeitserklärung wird die vertrauliche Behandlung der Telefonate mit den Mandanten gewährleistet.

Kann man ein Callcenter auch nur kurzfristig beauftragen? (Tipp 15)

Datenschutz bei unseren Call-Centern ist gewährleistet (Info 12)

Wenn Sie Ihre Telefonzentrale outsourcen, können Sie natürlich bestimmen, wann das Callcenter für Sie die Gespräche entgegen nimmt.
Das kann nur zu einer bestimmten Uhrzeit sein, z.B. nur während Ihrer Mitagspause; immer dann, wenn bei Ihnen besetzt ist; während der Betriebsferien oder auch grundsätzlich während Ihrer Urlaubszeit.
Sie können diese Zeiten natürlich auch unproblematisch jeden Tag neu festlegen. Im Bespiel hat der Anfrager vorwiegend die Anrufspitzen von dem Callcenter hat abfangen lassen. Im Verlauf der Zusammenarbeit wurde die Übernahme auch auf die Urlaubszeiten ausgedehnt.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Datenbanken mit Infos zu Ihren Kunden / Mitgliedern / Interessenten an ein Callcenter weiter geben. 
Hier ging es darum, dass über den Inhalt der Gespräche mit den Mandanten, denen es nicht immer nur um die Abstimmung von Terminen, sondern auch um inhaltliche Fragen ging, unbedingt Stillschweigen gewahrt werden musste.
Die schriftliche Verpflichtung des Callcenters zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes sind generell üblich und werden in jedem Fall eingehalten. Noch nie in den vergangenen 10 Jahren haben wir davon Kenntnis erlangt, dass  es durch ein bei uns angeschlossenes Callcenter zu einer missbräuchlichen Nutzung gekommen wäre.

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