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Erfolgreiches Outsourcing First Level Support eines Pharma-Unternehmen aus Berlin * an ein Callcenter in Heidelberg

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First Level Support / Telefonzentrale

Das Unternehmen wollte seinen First Level-Support einem Callcenter übergeben.
Das Callcenter bildet im Rahmen eines zu integrierenden Service-Rufnummern-Konzeptes die First-Level-Zentrale für den Anfrager.

Ein Gesprächsleitfaden lag vor.

Alle Anrufe erreichen zuerst das Callcenter und wurden strukturiert bearbeitet oder zur Bearbeitung an einen entsprechenden Servicepartner weitergeleitet, um die Kundenansprache im Servicebereich des Anfragers zu optimieren.

Anrufer waren überwiegend: Ärzte, Apotheker, pharm. Unternehmen, selten: Presse, Verbraucher, die eine Frage hatten.
Ca. 75 % der Fragen konnten durch eine 9 seitige FAQ Liste beantwortet werden (es war also kein Fachwissen erforderlich), die restlichen 25 % werden vom Callcenter durchgestellt

Das Callcenter übernahm die bereits vorhandenen Servicenummern für Telefon und Fax des Anfragers. Diese sollten an das Callcenter weiter geroutet werden. Die E-Mailadresse sollte vom Callcenter erstellt und eingerichtet werden, um darin das gewünschte Ticketsystem zu integrieren.

Angeschlossen an dieses Ticketsystem waren die Unternehmen des Anfragers und deren Partner (3-5 Unternehmen).

Gegebenenfalls konnte das System auf weitere Servicepartner ausgeweitet werden. Im Zentrum der Überlegungen stand dabei die allgemeine Anforderung an Kundenorientierung, in dem Sinne, dass für die Kunden im Falle von auftretenden Fragen oder Problemen in akzeptabler Zeit und vertretbarem Aufwand eine zufrieden stellende Antwort gegeben würde.

Um eine dauerhaft gleichbleibend gute Adressqualität zu gewährleisten, mussten Adressänderungen (neuer Arzt, Umzug, Praxisschließung etc.) bzw. neu aufgenommene Adressen an den Anfrager bzw. deren Adresslieferant zurückgespielt werden.

Die Erreichbarkeit des First Level Support sollten an Werktagen von 9.00 bis 17.00 Uhr gewährleistet werden. (inklusive aller nicht bundesweiten Feiertage, jedoch nicht an Heiligabend und Silvester) Der First Level Support sollte ausschließlich in deutscher Sprache gewährleistet werden.

Schulung - wenn überhaupt nötig - würde ca. einen 1/2 Tag dauern.



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