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Erfolgreiches Outsourcing einer Terminvereinbarung einer Werbeagentur aus Giessen * an ein Callcenter in Mannheim

Terminvereinbarung

Ein Mandant des Anfragers produzierte offizielle anzeigenbasierte Informationsmedien in Kooperation mit Städten und Kommunen im norddeutschen Raum. Sein festes Außendienstteam benötigte langfristig professionelle Unterstützung zur Terminierung, damit sich der AD besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren konnte.

Ziel war es, die Terminvereinbarung zu 100% auszulagern.

Das Angebot war bereits seit 40 Jahren etabliert und bekannt und beschränkt sich rein auf regionale Unternehmen.

Zielgruppe: z. B. Ärzte, Heilpraktiker, Rechtsanwälte, Steuerberater, Produzierendes Gewerbe, Handwerker.

Wenn z. B. ein Arzt um Rückruf am nächsten Tag bat, musste auch zur gewünschten Uhrzeit angerufen werden. Dem AD waren dann jedoch die Hände gebunden, wenn er um diese Zeit selbst unterwegs war. Bei größeren Städten wie Hamburg, zu denen der Auftraggeber mehrere 1.000 Adressen liefert, war dies nicht so problematisch. Bei kleineren Städten oder Ortschaften, zu denen der Auftraggeber nur 800 bis 1.000 Adressen liefern konnte, jedoch schon. Hier durfte keine verbrannte Erde hinterlassen werden. Lt. Anfrager war es enorm schwer, diese potentiellen Kunden wieder zu reaktivieren.

Gesprächsdauer: Wenn ein AD-Mitarbeiter selbst telefonierte, baute er gerne schon etwas Atmosphäre auf und sprach ein paar Minuten länger mit dem Interessenten. Callcenter sollte dagegen ca. 1 bis max. 5 min einkalkulieren.

Volumen: In der Testphase sollten nur 1 AD-Mitarbeiter an 3 Tagen / Wo mit 4 bis 8 Terminen / Tag versorgt werden. Bei Erfolg kamen kurzfristig weitere 7 bis 9 AD-Mitarbeiter hinzu. Mittelfristig könnte es jedoch lt. Anfrager passieren, dass sein Auftraggeber den AD um die Hälfte reduziert, wenn die Auslagerung der Terminvereinbarung erfolgreich und die Akquise damit effizienter verläuft.

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