Kostenfrei passendes Callcenter gefunden:
Erfolgreiches Outsourcing eines Büroservice einer Klinik aus Berlin * an ein Callcenter in Duisburg

Sekretariatservice / Büroservice / Terminvergabe

Eine Klinik wollte den Telefonservice für ihre Patienten verbessern und suchte daher langfristig ein professionelles Callcenter, da in der Vergangenheit einige Patienten verloren gegangen waren, weil diese nicht durchkamen.

I. Primär ging es um die telefonische Vergabe von Arztterminen für verschiedene Sprechstunden. Terminfenster werden nach unterschiedlichen Prioritäten elektronisch zur Verfügung gestellt.

Erreichbarkeit: lief die telefonische Terminvergabe Mo-Fr von 08:00 bis 12:00 Uhr und war von zwei Mitarbeitern besetzt. Dies war lt. Anfrager problematisch wegen Krankheits- und Urlaubszeiten etc.

Volumen: Vor 3 Jahren hatte die Klinik eine Statistik erstellen lassen. Demnach hatte man ca. 50 Calls / Tag angenommen. Insg. wurden jedoch ca. 130 Calls / Tag verzeichnet. Wie viele Anrufer von den verpassten Calls Wahlwiederholer waren, wurde nicht aufgeschlüsselt.

Problematik: Termine konnten über eine webbasierte Software eingegeben werden. Ggf. erlaubt jedoch die Klinikleitung keinen Zugriff von außen (z. B. über einen VPN-Tunnel). Damit würde der Auftrag nicht extern vergeben werden.

II. Es kam aber auch vor, dass eingehende Telefonate weiterverbunden werden mussten.

Hierzu stellte die Klinik 4 Durchwahlen zur Verfügung. war einer der MA nicht erreichbar, sollte Callcenter eine E-Mail versenden.

Volumen: Die Klinik hatte hierzu keine genauen Zahlen vorliegen. Insgesamt (d. h. inkl. Terminvergabe) rechnete Das Unternehmen mit max. 100 bis 500 Calls / Tag. Dieser Wert war jedoch nur geschätzt und konnte nach unten wie oben abweichen. Gesucht wurde in jedem Fall ein flexibles Callcenter.

Wahrscheinlichkeit der Durchführung: Für diese Hotline gab es keinerlei Bedenken, was die Beauftragung eines externen Dienstleisters angeht. Falls Callcenter den Zuschlag erhielt, wurden Kapazitäten für die Terminvergabe frei. Es war also wahrscheinlicher, dass Callcenter für II. beauftragt wurde.



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