Callcenter Suchbeispiele für Outsourcing für Büroservice

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Callcenter-Dienstleister aus Hamburg nimmt 24/7
sensible Anrufe für Klinik mit Sitz in Hessen an

Branche

Rechtsform

Mitarbeiter

Gesundheit

GmbH & Co. KG

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*Alle Beispiele anonymisiert aus Daten- und Kundenschutzgründen

 

Das Projekt

Eine Spezial-Klinik aus Hessen glaubte in der Zwickmühle zu sein:

Eine permanente Rufbereitschaft 24 Stunden und sieben Tage die Woche mit eignen Mitarbeitern zu besetzten war einerseits wirtschaftlich nicht mehr tragbar.
Anderseits bestanden Bedenken: Würde ein externes Callcenter in der Lage sein, rund um die Uhr Mitarbeiter vorzuhalten, die über die nötige Sozialkompetenz verfügten. Der lokale Ruf einer Klinik hängt gerade außerhalb der Ballungsgebiete stark von der Mundpropaganda ab und  ein externes Callcenter mit Mitarbeitern ohne Gespür für die Belange von Patienten und Angehörigen könnte Schaden anrichten.

Hier half die Tatsache, dass im Verteiler von call-center.de über 500 Anbieter gelistet sind und sich aufgrund der grossen Auswahl immer einige Anbieter finden lassen, die sonst durch sehr individuelle Kriterien (hier: rund um die Uhr-Service, geringe Anrufzahl, hohe Sozialkompetenz) kaum auszumachen sind.

So waren wir in der Lage drei Dienstleister ausfindig zu machen, die sich der Aufgabe gewachsen fühlten und unter denen die Klinik den passenden neuen Partner gefunden hat.

 

Tipps und Infos zu diesem Gebiet

 

Wenn Sie ein Inbound-Callcenter auch Sonntags benötigen
(Info 15)

Interessant wird die Suche, wenn Sie sowohl geringe Anrufzahlen haben, als auch ein Callcenter möchten, das die  Erreichbarkeit an Sonn- und Feiertagen gewährleistet. Denn je kleiner ein Callcenter ist, desto weniger wird es die telefonische Bereitschaft ausserhalb der Werktage anbieten können.

Trotzdem ist es auch hier oft möglich, ein Callcenter zu finden. Vermeiden Sie, wenn möglich, in diesem Fall aber weitere eingrenzende Kriterien. Hätte der Anfrager im Beispiel noch eine medizinischen Aussbilung der Agents vorausgesetzt, hätte es durchaus passieren können, dass ein an sich passendes Callcenter in Befürchtung vermeintlich geeigneterer Mitbewerber davon absieht, dem Anfrager ein Angebot zu unterbreiten.

Die Suche über uns erhöht Ihre Chancen, ein Callcenter zu finden und ist für Sie risikolos, da kostenfrei und unverbindlich.

Lampe Ideen Tipps

Was bedeutet ein Callcenter für die eigenen Kontakte?
(Tipp 14)

Oft gibt es Bedenken, dass der persönliche Bezug zu den eigenen Kunden bei der Beauftragung eines externen Callcenters fehlt.

In der Regel ist dies nicht der Fall, denn es stellt überhaupt kein Problem dar, dass das Callcenter sich im Namen Ihres Unternehmens meldet.

Die gut geschulten Mitarbeiter eines Callcenter sind in der Lage, den richtigen Ton bei der Durchführung des Gesprächs zu treffen.

Im Beispiel sollten die Anrufe einer Spezialklinik von den Agents des Callcenters mit der gleichen Professionalität und Vertraulichkeit angenommen werden, wir es durch das eigene Personal der Fall war.

Fragen Sie auch nach, ob es möglich ist, dass Teilzeitkräfte, die nur 4-5 Stunden am Tag telefonieren, an Ihrem Projekt arbeiten können. Denn nach 5 Stunden ist es selbst für geübte Agents schwierig, die Konzentration zu halten.

 

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Hessisches Callcenter nimmt Anrufe für Kanzlei von
Steuerberatern aus Mittelstand an

Branche

Rechtsform

Mitarbeiter

Consulting / Unternehmensberatung

Einzelunternehmer

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*Alle Beispiele anonymisiert aus Daten- und Kundenschutzgründen

 

Das Projekt

Eine Gesellschaft von 6 Steuerberatern war nicht mehr in der Lage, die zu Stoßzeiten eingehenden Anrufe alleine zubewältigen. Besonders am Vormittag und frühen Nachamittag waren die Anrufzahlen so hoch, dass die Anrufe der Mandanten nicht mehr in zufriedenstellender Zeit angenommen werden konnten.

Weil sich die Anrufe alle auf eine Zeit von ungefähr 3-4 Stunden konzentrierten, war die Geschäftsführung auch aus Kostengründen nicht bereit, ein oder zwei neue Mitarbeiter für die Telefonzentrale einzustellen.

Dem Anfrager ging es nun darum, ein Callcenter zu finden, dass zum einen quasi auf Zuruf in Spitzenzeiten den Überlauf der Zentrale übernehmen und die Gewähr dafür übernehmen kann, dass die Gespräche mit den Mandanten höchst vertraulich behandelt werden. Die Anliegen der Mandaten war breit gefächert.
Neben der Vereinbarung von Terminen, wurden am Telefon auch schon Sachfragen gestellt, die das Call-Center weiter leiten sollte.

Bei der Anfrage handelt es sich um ein, auch schon für kleinere Callcenter, beliebtes Projekt. In unserer Datenbank haben wir zahlreiche Call Center, die sich auf die Leistung von Büroservices spezialisiert haben.

Mit seiner Suche konnte dem Anfrager geholfen werden. Das Callcenter aus Hessen übernimmt in der Zwischenzeit nicht nur den Überlauf der Zentrale. Diese wird auch, gerne in Urlaubszeiten, vollständig an das Callcenter geroutet. Durch das schriftliche Festhalten einer Vertraulichkeitserklärung wird die vertrauliche Behandlung der Telefonate mit den Mandanten gewährleistet.

 

Tipps und Infos zu diesem Gebiet

 

Datenschutz bei unseren Call-Centern ist gewährleistet
(Info 12)

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Datenbanken mit Infos zu Ihren Kunden / Mitgliedern / Interessenten an ein Callcenter weiter geben. 

Hier ging es darum, dass über den Inhalt der Gespräche mit den Mandanten, denen es nicht immer nur um die Abstimmung von Terminen, sondern auch um inhaltliche Fragen ging, unbedingt Stillschweigen gewahrt werden musste.

Die schriftliche Verpflichtung des Callcenters zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes sind generell üblich und werden in jedem Fall eingehalten. Noch nie in den vergangenen 10 Jahren haben wir davon Kenntnis erlangt, dass  es durch ein bei uns angeschlossenes Callcenter zu einer missbräuchlichen Nutzung gekommen wäre.

Lampe Ideen Tipps

Kann man ein Callcenter auch nur kurzfristig beauftragen? 
(Tipp 15)

Wenn Sie Ihre Telefonzentrale outsourcen, können Sie natürlich bestimmen, wann das Callcenter für Sie die Gespräche entgegen nimmt.

Das kann nur zu einer bestimmten Uhrzeit sein, z.B. nur während Ihrer Mitagspause; immer dann, wenn bei Ihnen besetzt ist; während der Betriebsferien oder auch grundsätzlich während Ihrer Urlaubszeit.

Sie können diese Zeiten natürlich auch unproblematisch jeden Tag neu festlegen. Im Bespiel hat der Anfrager vorwiegend die Anrufspitzen von dem Callcenter hat abfangen lassen. Im Verlauf der Zusammenarbeit wurde die Übernahme auch auf die Urlaubszeiten ausgedehnt.

 

 

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