Tipps und Ideen zur Terminvereinbarung

Tipps zum Outsourcen an ein Call-Center:
Zu welchen Zeiten erreicht man die Entscheider am besten?

Ansprechpartner sind je nach Tätigkeit zu sehr unterschiedlichen Zeit gut zu erreichen.

In privaten Haushalten bieten sich eher die Abendstunden zwischen 17:30 h und 20:00 h an. Vorher werden Sie eher schwer jemanden erreichen. Anrufe nach 20:00 h verbieten sich.

Handelt es sich bei den Anzurufenden um Freiberufler, müssen die Anrufer einerseits oft einen langen Atem haben, da Kundengespräche und Außer-Haus-Termine den Alltag bestimmen. Dafür erreichen Sie freiberuflich Tätige auch noch in den späten Abendstunden im Büro.

Handwerker sind quasi den ganzen Tag auf Baustellen unterwegs und deshalb am besten per Handy zu erreichen. In der Zeit vor 8:00 h und nach 16:30 h kann man es über die Zentrale versuchen. Führungskräfte erreichen Sie während der regulären Geschäftszeiten in der Zeit zwischen 8:30 h und 18 h.

In der Mittagszeit kann die Erreichbarkeit schwierig sein. Sofern Sie nur die Telefonnummer der Zentrale oder des Vorzimmers haben, empfiehlt es sich, die günstigste Anrufzeit zu erfragen, damit der Ansprechpartner nicht immer zur falschen Zeit angerufen wird, sich also im Meeting oder Mittag befindet.

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Tipps zum Outsourcen an ein Call-Center:
Mailing: Wann sollte man nachfassen?

Sie haben ein Mailing vorbereitet und wissen nicht, wann Sie es versendet sollen und wann nachgefasst werden soll?

Für den Fall, dass Sie sich für ein postalisches Mailing entscheiden, sollte telefonisch an dem Tag nachgefasst werden, an dem das Schreiben beim Adressaten eingegangen ist. Einen Tag später ist auch noch in Ordnung. So stellen Sie sicher, dass der Ansprechpartner Ihr Schreiben noch präsent hat. Sollte es noch nicht eingegangen sein oder er es noch nicht gelesen haben, rufen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder an. Vereinbaren Sie einen exakten Termin und halten Sie diesen unbedingt ein!

Sollten Sie sich für ein Fax-Mailing entschieden haben, was wegen der Kosten und der schnelleren Übertragungsgeschwindigkeit interessant sein kann, sollte es individuell auf seinen Adressaten zugeschnitten sein. Sie kennen es selber: die Zettel aus dem Fax, die schon wie die Seite aus einem Werbeblättchen aussehen, landen ohne weitere Beachtung im Müll. Besser ist es, den richtigen Ansprechpartner zu ermitteln, ihn anzurufen, im Telefonat seine Aufmerksamtkeit erlangen und ihm zeitnah eine individuelle Fax-nachricht zukommen zu lassen. Wenn Sie dann je nach Tageszeit eine Stunde später anrufen, hat der Ansprechpartner noch Ihren Anruf, Ihr Engagement  und das Angebot präsent.

Wenn Sie ein E-Mailing versenden wollen, sollten zwischen dem Versand und dem Nachfass maximal ein bis zwei Tage liegen.

In jedem Fall gilt: Erkundigen Sie sich nach der Begrüßung, ob es gerade passt und vereinbaren Sie ggf. einen neuen Telefon-Termin. Machen Sie nur Termine, die Sie hunderprozentig einhalten können!

Ein professionelles Callcenter weiß über den Ablauf eines "Nachfass auf Mailing" Bescheid und berät Sie entsprechend. Wenn Sie die gesamte Organisation an das Callcenter geben, stellen Sie sicher, dass alle Aktionen sauber ineinander greifen.

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